ADEMPIMENTI AZIENDALI PER LE ASSUNZIONI

CHE COS'È

Sono gli adempimenti che il datore di lavoro deve assolvere al momento dell'assunzione di un lavoratore.

Questi adempimenti consistono in comunicazioni obbligatorie, dovute dai datori di lavoro pubblici e privati, che devono avvenire nella modalità telematica, attraverso i sistemi informatici resi disponibili dai servizi competenti (Legge 27 dicembre 2006, n. 296, art. 1, commi 1180 ss; Decreto interministeriale 30 ottobre 2007).

SOGGETTI OBBLIGATI

I soggetti obbligati a effettuare le comunicazioni sono:

• datori di lavoro privati: qualsiasi persona, fisica e giuridica, titolare del rapporto di lavoro che abbia una unità locale sul territorio italiano (senza alcuna eccezione di natura giuridica, economica, di dimensione o di sede). Nel caso di lavoro autonomo nella forma coordinata e continuativa, si tratta del committente; nel caso di contratto di agenzia e rappresentanza, del preponente; nel caso di associazione in partecipazione, dell’associante. Nei casi di tirocinio ed altre figure assimilate, si intende il soggetto ospitante.
• pubbliche amministrazioni: le amministrazioni dello Stato, gli istituti e le scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende ed amministrazioni dello stato ad ordinamento autonomo, regioni, province, comuni, comunità montane e loro consorzi ed associazioni, le istituzioni universitarie, gli istituti autonomi case popolari, le camere di commercio, gli enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali, le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale, l’Aran e le agenzie finanziarie
• enti pubblici economici: enti pubblici che operano nel campo della produzione di beni e servizi, per i quali si applicano le norme dell’impresa privata
• agenzie di somministrazione

SOGGETTI ABILITATI

Oltre ai soggetti obbligati, automaticamente abilitati ad effettuare le comunicazioni operando mediante il servizio informatico competente, anche alcuni intermediari possono effettuare le comunicazioni mediante il servizio informatico in nome e per conto dei datori di lavoro, in qualità di soggetti abilitati.

Tali soggetti sono (Circolare del Ministero del lavoro 21 dicembre 2007):

• consulenti del lavoro e avvocati
• dottori commercialisti
• ragionieri e periti commerciali
• associazioni di categoria (DLgs. 181/2000, art. 4 bis, comma 8)
• associazioni di categoria dei datori di lavoro agricoli (L. 608/96, art. 9 bis, comma 6)
• soggetti autorizzati all'attività di intermediazione (DLgs. 276/03, art. 2, co.1, lett. b)
• promotori di tirocini (L. 196/97, art. 18)
• consorzi e gruppi di imprese (DLgs. 276/2003, art. 31)
• servizi competenti che inseriscono d'ufficio la comunicazione
• periti agrari e agrotecnici

OGGETTO DELLA COMUNICAZIONE

Il soggetto obbligato o abilitato trasmette la comunicazione obbligatoria in caso di instaurazione dei seguenti rapporti (DL n. 510/1996, art. 9 bis, convertito dalla Legge n. 608/1996, comma 2, modificato dalla Legge n. 296/2006, art. 1, comma 1180):

• rapporto di lavoro subordinato
• lavoro autonomo nella forma di collaborazione coordinata e continuativa, anche nella modalità a progetto
• rapporto di lavoro con socio lavoratore di cooperativa
• associazione in partecipazione con apporto lavorativo
• tirocinio di formazione e orientamento finalizzato all'inserimento lavorativo e altre esperienze assimilabili
• lavoro dello spettacolo

Sono escluse dall’obbligo delle comunicazioni tutte le altre tipologie di lavoro autonomo e volontariato.

Sono esclusi dall’obbligo i rapporti di agenzia e quelli con i rappresentanti di commercio, qualora costituiti in società o che si avvalgono di una autonoma struttura imprenditoriale.

RAPPORTO DI LAVORO SUBORDINATO

Sono incluse nell’obbligo di comunicazione tutte le forme di lavoro subordinato, ivi compresi i rapporti di:

• lavoro nautico e aeronautico
• lavoro sportivo
• dirigenza
• pubblico impiego
• lavoro nel settore edile, secondo le modalità previste per le altre tipologie di lavoro
• lavoro agricolo, secondo le modalità previste per le altre tipologie di lavoro (Circolare 16 gennaio 2008)

In particolare, a partire dal 1° agosto 2008, la comunicazione di assunzione della gente di mare deve essere effettuata dall'armatore (ovvero le società di armamento tra i comproprietari), con il modello Unimare e attraverso il sistema informatico messo a disposizione dal Ministero del lavoro (Decreto ministeriale 24 gennaio 2008; Decreto ministeriale 31 marzo 2008).

Nell’ambito del pubblico impiego, sono escluse dall’obbligo quelle categorie il cui rapporto di lavoro è regolato dalla legge e non da contratto, vale a dire:

• magistrati
• avvocati dello Stato
• personale militare e delle forze di polizia
• personale della carriera diplomatica e prefettizia
• professori e ricercatori universitari

LAVORO AUTONOMO NELLA FORMA COORDINATA E CONTINUATIVA, ANCHE NELLA MODALITÀ A PROGETTO

Sono incluse nell’obbligo di comunicazione le seguenti tipologie contrattuali:

• contratto di lavoro a progetto (DLgs n. 276/2003, art. 61, comma 1)
• contratto di agenzia e rappresentanza commerciale nella forma coordinata e continuativa
• collaborazione coordinata e continuativa nelle pubbliche amministrazioni (DLgs n. 165/2001, art. 7; DLgs. 267/2000, art. 110, comma 6; Circolare Presidenza del Consiglio dei Ministri, Dipartimento della Funzione pubblica, 15 luglio 2004, n. 4)
• prestazione occasionale (art. 2222 c.c.), nella quale manca la continuità ma sussiste il coordinamento con il committente
• prestazione sportiva (L. 89/1981, art. 3), se svolta in forma coordinata e continuativa
• prestazioni rientranti nel settore dello spettacolo per cui vige l’obbligo di assicurazione Enpals

Sono esclusi dall’obbligo di comunicazione i seguenti rapporti:

• esercizio di professione intellettuale per cui è necessaria l’iscrizione in appositi albi
• nomine dei componenti di organi di amministrazione e controllo di società
• partecipazione a collegi e commissioni
• prestazioni di lavoro occasionale accessorio (DLgs 276/03, art. 70)
• prestazioni che esulano dal mercato del lavoro (DLgs 276/03, art 74 e DL 269/03, convertito in L. 326/03). Si tratta di prestazioni svolte da parenti e affini sino al terzo grado, in modo occasionale o ricorrente, di breve periodo, senza corresponsione di compensi, in attività agricole e in sostituzione di imprenditori artigianali, per un periodo complessivo non superiore a novanta giorni nel corso dell'anno.

RAPPORTO DI LAVORO CON SOCIO LAVORATORE DI COOPERATIVA

Sono inclusi nell’obbligo di comunicazione, in capo alle società cooperative o relativi soggetti abilitati, i rapporti di lavoro instaurati sia nella forma subordinata che di collaborazione.

ASSOCIAZIONE IN PARTECIPAZIONE CON APPORTO LAVORATIVO

Sono inclusi nell’obbligo di comunicazione i rapporti di associazione in partecipazione caratterizzati dall’apporto di lavoro.

Sono esclusi dall’obbligo i rapporti di associazione di lavoratori iscritti ad albi professionali.

TIROCINIO DI FORMAZIONE E ORIENTAMENTO ED ESPERIENZE ASSIMILABILI

Sono inclusi nell’obbligo di comunicazione i tirocini promossi dai Centri per l’impiego e da altri soggetti operanti nel campo delle politiche del lavoro, a favore di soggetti inoccupati, disoccupati, svantaggiati o disabili, con la finalità di favorirne l'inserimento lavorativo.

Altre esperienze assimilabili ai tirocini sono (Nota ministeriale 4 gennaio 2007):

• borse lavoro
• lavori socialmente utili
• borse post-dottorato di ricerca

Fermo restando l’obbligo di comunicazione in capo al soggetto ospitante, è ammesso che la comunicazione sia effettuata al suo posto dal soggetto promotore del tirocinio, che peraltro è già tenuto a provvedere alle assicurazioni obbligatorie.

È escluso l’obbligo di comunicazione per i tirocini promossi da soggetti ed istituzioni formative, per realizzare momenti di alternanza tra studio e lavoro a favore dei propri studenti. Tutto ciò si verifica quando:

• la promozione del tirocinio avviene da parte di una università o istituto di istruzione universitaria abilitato al rilascio di titoli accademici, di una istituzione scolastica che rilasci titoli di studio aventi valore legale, di un centro di formazione professionale che opera in base ad una convenzione con la regione o la provincia
• i destinatari sono studenti universitari, studenti di scuola secondaria superiore, allievi di istituti professionali e di corsi di formazione iscritti al corso di studio e di formazione nel cui ambito il tirocinio è promosso
• è previsto lo svolgimento del tirocinio all’interno del periodo di frequenza del corso di studi o del corso di formazione

In particolare, sono escluse dall’obbligo di comunicazione le seguenti esperienze:

• stage esclusivamente formativi (non finalizzati all’assunzione), attivati all’interno di corsi di formazione professionale autorizzati e finanziati da regioni e province in ambito FSE o all’interno delle attività realizzate dagli istituti professionali di Stato (c.d. attività di area professionalizzante)
• borse di studio a finalità esclusivamente formativa
• tirocini di formazione e orientamento a favore di persone disabili e svantaggiate presso aziende, enti pubblici, cooperative sociali, con obiettivi di osservazione e formazione
• tirocini di formazione e orientamento a favore di persone disabili e svantaggiate presso aziende, enti pubblici, cooperative sociali, con obiettivi di osservazione e formazione
• periodi di pratica professionale regolarmente comunicati ai rispettivi Ordini, in quanto finalizzati ad una futura attività libero-professionale, a sua volta esclusa dall’ambito di applicazione della norma

LAVORO DELLO SPETTACOLO

È incluso nell’obbligo di comunicazione l’avvio di lavoro, anche autonomo, nel settore dello spettacolo (Nota Ministero del lavoro 6 agosto 2008, n. 5460).

MODALITÀ DI COMUNICAZIONE

Dal 1° marzo 2008 è obbligatoria la trasmissione delle comunicazioni per via telematica, mediante i servizi informatici messi a disposizione dalle regioni e province autonome (DM 30 ottobre 2007).

Prima di poter trasmettere le comunicazioni, i soggetti debbono accreditarsi al sistema informatico di competenza (quello della regione ove è ubicata la sede di lavoro). L'elenco dei servizi informatici e le modalità di accreditamento di ciascun sistema sono reperibili sul sito web del Ministero del lavoro, alla sezione dedicata alle comunicazioni obbligatorie (www.lavoro.gov.it/co).

I soggetti obbligati o abilitati trasmettono poi le comunicazioni utilizzando i moduli Unificato Lav, Unificato Somm e Unificato Urg.

La comunicazione viene così protocollata e contrassegnata da un codice univoco, che la valida ai fini dell’assolvimento dell'obbligo di comunicazione stessa. Non occorre trasmettere alcun documento cartaceo dopo questa comunicazione.

L’invio telematico può essere effettuato con due modalità:

• compilando i moduli on line, mediante l'applicativo messo a disposizione dai servizi informatici presso cui l’utente è stato abilitato ad operare (es., la Provincia)
• inviando direttamente ai servizi informatici un file XML, i cui contenuti e modalità di predisposizione sono indicati nell’allegato E del Decreto Ministeriale 30 ottobre 2007

Una dettaglio della struttura dei moduli, dei campi e dei rispettivi significati, nonché delle regole di compilazione è contenuta nel documento Modelli e Regole, allegato alla Circolare ministeriale 21 dicembre 2007 e periodicamente aggiornato.

MODALITÀ DI COMUNICAZIONE PER IL LAVORO DOMESTICO

Dal 29 gennaio 2009 l'obbligo di comunicare l'assunzione (e anche la cessazione, la trasformazione e la proroga) del personale domestico, viene assolto con la presentazione delle comunicazioni all'Inps, attraverso modalità semplificate e appositi moduli (Circolare ministeriale 16 febbraio 2009; Circolare Inps 17 febbraio 2009, n. 20).

TERMINI DI COMUNICAZIONE

La comunicazione deve essere effettuata entro le ore 24 del giorno antecedente a quello di instaurazione dei relativi rapporti (Nota circolare 7 gennaio 2007).

Sono ammesse due ipotesi derogatorie (Circolare ministeriale 14 febbraio 2007):

• assunzione d'urgenza connessa ad esigenze produttive: la comunicazione può essere effettuata entro cinque giorni dall'instaurazione del rapporto di lavoro, salvo l'invio, entro il giorno antecedente, della comunicazione sintetica provvisoria contenente la data di inizio della prestazione, le generalità del lavoratore e del datore di lavoro
• assunzione per causa di forza maggiore: quando l'evento è di natura imprevedibile, tale da essere impossibile la previsione nel giorno precedente e improcrastinabile l'assunzione. In questo caso non vi è l'obbligo di una comunicazione preventiva sintetica, ma occorre procedere nel primo giorno utile successivo all'assunzione

TERMINI DI COMUNICAZIONE IN CASO DI APERTURA DI NUOVA IMPRESA

I datori di lavoro che procedono all'apertura di una nuova impresa con il sistema di Comunicazione unica al Registro delle imprese, obbligatorio dal 1° aprile 2010, e che, contestualmente assumono dipendenti fin dal primo giorno possono procedere, per ipotesi di forza maggiore, alla comunicazione d'assunzione entro 5 giornidall'inizio dell'attività lavorativa (Circolare Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali del 20 aprile 2010).

TERMINI DI COMUNICAZIONE PER IL SETTORE SCOLASTICO

Le istituzioni scolastiche provvedono agli obblighi di comunicazione entro il termine di dieci giorni successivi all'instaurazione (e alla trasformazione, variazione e cessazione) del rapporto di lavoro (Decreto Legge 7 settembre 2007, n. 147, art. 2, comma 4, convertito con Legge 176/2007).

TERMINI DI COMUNICAZIONE PER LE AGENZIE DI SOMMINISTRAZIONE

Le Agenzie di somministrazione sono tenute a comunicare l’assunzione (ma anche la proroga, la trasformazione e la cessazione) dei lavoratori temporanei somministrati, entro il ventesimo giorno del mese successivo alla data di assunzione (proroga, trasformazione, cessazione), utilizzando la procedura informatica, con il Modello Unificato Somm (Legge 296/2006 - Finanziaria 2007, art. 1, comma 1180, che modifica DL 510/1996, art. 9 bis, convertito con L. 608/1996).

Quando l'Agenzia di somministrazione assume per sè un soggetto come proprio dipendente, deve comportarsi come un qualunque datore di lavoro. Pertanto, il termine per la comunicazione obbligatoria sarà quello delle ore 24 del giorno antecedente l'avvio del rapporto di lavoro. La modulistica da usare sarà l'Unificato Lav

ACCENTRAMENTO DELL'INVIO DELLE COMUNICAZIONI

La procedura di accentramento delle comunicazioni consente ai datori di lavoro e ai soggetti abilitati, che operano su due o più regioni, di utilizzare un solo sistema informatico regionale per l'invio delle comunicazioni obbligatorie, indipendentemente dal numero di sedi di lavoro gestite a livello nazionale.

L'accentramento può essere chiesto come segue:

• i datori di lavoro che hanno sedi di lavoro ubicate in regioni diverse, possono accentrare l'invio delle comunicazioni presso uno dei servizi informatici ove è ubicata una delle loro sedi di lavoro
• i soggetti abilitati possono effettuare tutte le comunicazioni attraverso il servizio informatico regionale ove è ubicata la sede legale
• le agenzie di somministrazione possono accentrare l'invio delle comunicazioni attraverso un unico servizio informatico regionale, individuato tra quelli dove è ubicata una delle loro sedi operative

L'accentramento è consentito previa comunicazione al Ministero del lavoro, attraverso l'apposita sezione del sito web del Ministero del lavoro.

L'accentramento non è consentito per le comunicazioni inerenti il contratto di apprendistato (che deve essere effettuata secondo le modalità previste da ciascuna regione di competenza).

MALFUNZIONAMENTO DEL SISTEMA INFORMATICO

In caso di malfunzionamento, il soggetto obbligato può adempiere all’obbligo inviando, nei termini di legge, una comunicazione d’urgenza, utilizzando il modulo Unificato Urg ad un numero fax server nazionale (848 800 131).

Permane l’obbligo di effettuare la comunicazione completa per via telematica entro il primo giorno utile.

Se il malfunzionamento riguarda il servizio informatico al quale il soggetto obbligato o abilitato è registrato, l'anomalia deve essere attestata dall’amministrazione ricevente.

Se il malfunzionamento riguarda il sistema informatico del soggetto obbligato o abilitato alla comunicazione, quest'ultimo è tenuto a documentare le cause del non funzionamento.

PLURIEFFICACIA DELLA COMUNICAZIONE

La pluriefficacia della comunicazione resa ai servizi competenti consiste nell'effetto prodotto dalla comunicazione obbligatoria nei confronti degli altri organismi coinvolti nell'avvio dei rapporti di lavoro, vale a dire:

• Direzione regionale e provinciale del lavoro
• Inps
• Inail
• altre forme previdenziali sostitutive o esclusive
• Prefettura, in caso di assunzione e cessazione dei rapporti di lavoro con lavoratori extracomunitari, ai sensi del Testo Unico n. 286/1998, art. 22, comma 7, come modificato dalla L. n. 189/2002 e dal DPR n. 39/1999

In caso di assunzione di lavoratore dello spettacolo, la pluriefficacia delle comunicazioni telematiche assolve all'obbligo di comunicare all'Enpals tutte le persone occupate, a prescindere dal fatto che il rapporto medesimo sia subordinato, parasubordinato o autonomo (Decreto legislativo del Capo provvisorio dello Stato n. 407/1947, art. 9).

In caso di assunzione di lavoratore domestico, la pluriefficacia delle comunicazioni non telematiche è assicurata dai Servizi informatici regionali. La medesima sarà resa disponibile agli enti previdenziali ed assistenziali.

In caso di assunzione di cittadino extracomunitario regolarmente soggiornante in Italia, è necessario trasmettere il nuovo contratto di soggiorno allo Sportello Unico, al fine di attestare la condizione alloggiativa e la responsabilità del pagamento delle spese di rientro in patria del lavoratore (Circolare 29 gennaio 2008 n. 465).

ALTRI OBBLIGHI IN CAPO AL DATORE DI LAVORO

All'atto dell'assunzione, i datori di lavoro pubblici e privati sono tenuti a consegnare ai lavoratori:

• copia delle scritturazioni effettuate nel libro unico del lavoro (Decreto legge 25 giugno 2008, n. 112, art. 39, comma 5, convertito in Legge 6 agosto 2008, n. 133; Decreto ministeriale 9 luglio 2008)
• copia della comunicazione di instaurazione del rapporto di lavoro (DLgs 181/2000, art. 4 bis, comma 2, come modificato dal DL 112/2008, art. 40, comma 2)

Non sussiste più l'obbligo di tenere il libretto di lavoro del dipendente assunto, poiché il Decreto legislativo 297/2002 ha abrogato la legge che lo istituiva (Legge 10 gennaio 1935, n. 112).

SANZIONI

Le sanzioni relative all'obbligo di comunicazione di instaurazione, proroga e cessazione dei rapporti di lavoro restano quelle preesistenti all'introduzione della nuova normativa (Circolare ministeriale 21 dicembre 2007, n. 8371).

L'inosservanza degli obblighi comporta una sanzione amministrativa pecuniaria da 100,00 a 500,00 euro per ogni lavoratore interessato (Dlgs 276/2003, art. 19, comma 3; Circolare ministeriale 24 novembre 2003, n. 37).

Con l'introduzione dell’obbligo di comunicazione da effettuare solo tramite i servizi informatici, è necessario precisare che le condotte punibili sono soltanto (Circolare ministeriale 21 dicembre 2007, n. 8371):

• omesso invio della comunicazione
• invio tardivo della comunicazione

PARTICOLARI TIPOLOGIE DI ASSUNZIONE

Restano ferme le disposizioni speciali previste per l'assunzione di lavoratori:

• extracomunitari (Legge 30 luglio 2001, n. 289)
• italiani da impiegare o trasferire all'estero (Legge 3 ottobre 1987, n. 398)
• disabili (Legge 12 marzo 1999, n. 68)
• colf e badanti

PER INFORMAZIONI

Per ricevere informazioni sul funzionamento del Sistema telematico delle Comunicazioni Obbligatorie può telefonare al Numero Verde del Ministero del Lavoro, della Salute e delle Politiche Sociali 800 196 196, attivo dal lunedì al venerdì, dalle ore 9.00 alle ore 20.00.

Per ricevere informazioni circa il funzionamento dei Sistemi regionali, è necessario rivolgersi direttamente al Servizio regionale di riferimento, i cui riferimenti sono consultabili sul sito internet del Ministero del Lavoro, della Salute e delle Politiche Sociali, nella sezione dedicata alle Comunicazioni Obbligatorie, sotto la voce Call Center.

In caso di problemi tecnici o per quesiti legati all'accreditamento e accentramento, è possibile spedire una e-mail con la richiesta ad aiutotecnicoCO@lavoro.gov.it, specificando: nome e cognome; regione di appartenenza e/o sistema informatico regionale utilizzato, numero di telefono, tipologia di utente, eventuale codice richiesta e/o Nome Utente, in caso di accreditamento/accentramento effettuato.

Per avere risposta a dubbi, interpretazioni normative e chiarimenti sulle procedure, è possibile inviare una e-mail a co@lavoro.gov.it specificando: nome e cognome, regione di appartenenza e/o sistema informatico regionale utilizzato, numero di telefono per essere eventualmente ricontattato, tipologia di utente (es. datore di lavoro, consulente, agenzia di somministrazione, altro).