ADEMPIMENTI AZIENDALI PER LA PROROGA, LA TRASFORMAZIONE, vardatori E LA CESSAZIONE DEL RAPPORTO DI LAVORO

Sono adempimenti previsti a carico del datore di lavoro che, dal 1 marzo 2008, è tenuto a inviare la comunicazione obbligatoria per via telematica ai Servizi competenti in caso di proroga, trasformazione e cessazione dei rapporti di lavoro (Decreto legislativo 21 aprile 2000, n. 181, art. 4 bis, comma 5, come modificato dal Decreto legislativo 19 Dicembre 2002, n. 297 e dalla Legge 27 dicembre 2006, n. 296 - Finanziaria 2007, art. 1, comma 1183; Collegato lavoro 2010, art. 5).

La trasmissione delle comunicazioni avviene mediante i servizi informatici messi a disposizione, con standard omogenei, dalle Regioni e Province Autonome (https://www.cliclavoro.gov.it/Aziende/Adempimenti/Pagine/Comunicazioni-Obbligatorie.aspx); DM 30 ottobre 2007).

I soggetti obbligati a inviare le comunicazioni sono:

• datori di lavoro privati: qualsiasi persona, fisica e giuridica, titolare del rapporto di lavoro, che abbia una unità locale sul territorio italiano (senza alcuna eccezione di natura giuridica, economica, di dimensione o di sede). Nel caso di collaborazione coordinata e continuativa, si tratta del committente; nel caso di contratto di agenzia e rappresentanza, del preponente; nel caso di associazione in partecipazione, dell'associante. Nei casi di tirocinio ed altre figure assimilate, si intende il soggetto ospitante
• enti pubblici economici: enti pubblici che operano nel campo della produzione di beni e servizi, per i quali si applicano le norme dell'impresa privata
• Pubbliche Amministrazioni: le amministrazioni dello Stato, gli istituti e le scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende ed amministrazioni dello stato ad ordinamento autonomo, regioni, province, comuni, comunità montane e loro consorzi ed associazioni, le istituzioni universitarie, gli istituti autonomi case popolari, le camere di commercio, gli enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali, le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale, l'Aran e le agenzie finanziarie
• agenzie di somministrazione

Con riferimento ai tirocini, così come in fase di attivazione del tirocinio stesso, fermo restando l'obbligo di comunicazione in capo al soggetto ospitante, è ammesso anche che la comunicazione sia effettuata al suo posto dal soggetto promotore del tirocinio.

Oltre ai soggetti obbligati, automaticamente abilitati ad effettuare le comunicazioni operando mediante il servizio informatico competente, anche alcuni intermediari possono effettuare le comunicazioni mediante il servizio informatico in nome e per conto dei datori di lavoro, in qualità di soggetti abilitati.

Tali soggetti sono (Circolare del Ministero del lavoro 21 dicembre 2007):

• consulenti del lavoro e avvocati, dottori commercialisti, ragionieri e periti commerciali ragionieri, periti commerciali, periti agrari e agrotecnici
• associazioni di categoria, anche dei dei datori di lavoro agricoli (DLgs. 181/2000, art. 4 bis, comma 8; L. 608/96, art. 9 bis, comma 6)
• soggetti autorizzati all'attività di intermediazione (DLgs. 276/03, art. 2, co.1, lett. b)
• promotori di tirocini (L. 196/97, art. 18)
• consorzi e gruppi di imprese (DLgs. 276/2003, art. 31)
• servizi competenti che inseriscono d'ufficio la comunicazione

A partire da Maggio 2021 sul portale Comunicazioni Online della Regione Toscana sono state introdotte
le seguenti funzionalità:
• Presa in carico azienda
• cambio codice fiscale azienda
• cambio indirizzo sede legale azienda
• cessazione attività di un’azienda o di una UP
• abilitazione Rettifica ed Annullamento su tutte le CO
• variazione ragione sociale

Il soggetto obbligato deve effettuare la comunicazione in caso di proroga con il modello Unilav - quadro Proroga nei casi in cui il rapporto di lavoro, subordinato o autonomo, e il tirocinio o altra esperienza assimilata si prolunghi oltre il termine inizialmente fissato, senza che sia intervenuta una trasformazione del contratto (Dlgs 181/2000, art. 4 bis, comma 5 e successive integrazioni e modificazioni; Circolare ministeriale 21 dicembre 2007, n. 8371).

La sospensione del rapporto di lavoro non è soggetta agli obblighi di comunicazione telematica ai sensi del D.M. 30 ottobre 2007, tranne il caso in cui avvenga lo slittamento del termine finale del rapporto di lavoro. In quest'ultimo, si dovrà utilizzare per la comunicazione il modello Unificato Lav-Quadro Proroga.

Nel caso di continuazione del rapporto a tempo determinato senza alcuna comunicazione scritta di proroga è prevista una estensione dell’arco temporale (legge 92/2012, art. 1, c. 9, lett. E) che modifica Dlgs 368/2001, art. 5, c. 2):

• sino a 30 giorni per i contratti inferiori ai 6 mesi
• sino a 50 giorni per i contratti superiori ai 6 mesi

In caso di continuazione del rapporto di lavoro non oltre tali termini, il datore di lavoro non ha l’onere di effettuare la comunicazione obbligatoria di proroga ai servizi competenti (DL. 76/2013, art. 7, come modificato dalla L. 99/2013 di conversione).

Il soggetto obbligato deve effettuare la comunicazione in caso di (Dlgs 181/2000, art. 4 bis, comma 5 e successive integrazioni e modificazioni; Circolare ministeriale 21 dicembre 2007, n. 8371) trasformazione (con il modello Unilav - quadro Trasformazione), solo nei casi indicati dalla normativa ovvero qualora il prolungamento del rapporto iniziale comporti una trasformazione legale:

• da contratto a termine a contratto a tempo indeterminato
• da contratto a tempo parziale a tempo pieno
• da apprendistato a contratto a tempo indeterminato solo se il contratto di apprendistato è stato stipulato prima dell'entrata in vigore del relativo Testo Unico (25 ottobre 2011). Da tale data il contratto di apprendistato è a tutti gli effetti un contratto a tempo indeterminato fin dalla stipula
• da contratto di formazione e lavoro a contratto a tempo indeterminato nella Pubblica Amministrazione
• da contratto di inserimento a contratto a tempo indeterminato. Il contratto di inserimento è stato abrogato dalla L. 92/2012. Dal 1 gennaio 2013 non può più essere stipulato
• da tirocinio/esperienza con la finalità di favorire l'inserimento lavorativo del soggetto/altra esperienza assimilata a rapporto di lavoro subordinato
• trasferimento/distacco/comando/mobilità

La trasformazione deve essere effettuata sia che l'evento si verifichi in corso di svolgimento sia che si verifichi al termine del rapporto, senza interruzione.

Con riferimento ai tirocini, si precisa che, per esperienze assimilate al lavoro, si intendono le borse lavoro, i lavori socialmente utili e le borse post-dottorato di ricerca; non rientrano in questa definizione le esperienze, anche se denominate tirocini, promosse da soggetti ed istituzioni formative per realizzare momenti di alternanza tra studio e lavoro a favore dei propri studenti. 

TRASFERIMENTO E DISTACCO SETTORE PRIVATO

Il soggetto obbligato deve effettuare la comunicazione in caso di:

• trasferimento del lavoratore (con il modello Unilav - quadro Trasferimenti), allorchè si verifichi lo spostamento definitivo del lavoratore da una sede di lavoro ad un'altra del medesimo datore di lavoro (art. 2103 c.c.),solo nel caso in  le due sedi si trovino in due comuni diversi. Nel caso le due sedi si trovino nello stesso comune, il trasferimento non è da comunicare (Nota Circolare 21 dicembre 2007, n. 8371). In caso di cantieri mobili lo spostamento del cantiere non prevede nuove comunicazioni.
• distacco (con il modello Unilav - quadro Trasferimenti), in caso di temporanea messa a disposizione del lavoratore presso un altro datore di lavoro per svolgere una determinata attività nell'interesse del distaccante.
• Il distacco del lavoratore all'estero deve essere comunicato entro le ore 24 del giorno precedente l'inizio del periodo di distacco in via telematica, tramite il modello UNI_DISTACCO_UE reperibile sul sito web del Ministero del Lavoro http://www.lavoro.gov.it/strumenti-e-servizi/Distacco-transnazionale/Pagine/default.aspx .

Dal 26 dicembre 2016 sono soggetti a questo adempimento anche i prestatori di servizi (datori di lavoro) stranieri che distaccano i propri lavoratori in Italia ( art 10 Dlgs  17 luglio  2016 n. 136 e nelle Circolari INL n.3/2016 e n.1/2017.)

La comunicazione deve essere effettuata dal datore di lavoro inviante e non da quello che riceve il lavoratore.

Nel settore edile, il cantiere mobile è considerato sede di lavoro, essendo lo stesso una vera e propria unità produttiva. In questo caso, il datore di lavoro comunicherà l'assunzione del lavoratore al servizio competente del comune dove è stata fissata l'apertura del cantiere mobile e a nulla rileveranno i successivi spostamenti   fisici   del   cantiere   medesimo.   Le   comunicazioni   modificative   dovranno   riguardare esclusivamente i casi di distacco e trasferimento del lavoratore e non già del cantiere. (Nota MLPS del 4 gennaio 2007).

• Comando (con il modello Unilav - quadro Trasferimenti), in caso di temporanea messa a disposizione del lavoratore presso un altro ente ricevente per svolgere una determinata attività lavorativa nell'interesse dell'ente ricevente stesso. La comunicazione deve essere effettuata dall'ente inviante e non da quello che riceve il lavoratore; il termine per effettuare la comunicazione decorre dalla data di perfezionamento del provvedimento.
• Distacco Si distingue dal comando proprio perché l'impiegato non viene destinato ad altra amministrazione, ma viene temporaneamente assegnato ad un ufficio, diverso, della stessa amministrazione di appartenenza, in questo caso non deve essere fatta nessuna comunicazione. (Nota Circolare UPPA n. 33/08).
• Nel caso di assunzione per mobilità l’amministrazione che cede il lavoratore comunicherà una cessazione mentre l’amministrazione che lo acquisisce comunicherà l’assunzione. ( Nota Circolare UPPA n. 01/08) 

In merito allo scavalco condiviso ( art. 1, comma 557 della Legge 311/2004)  essendo un istituto previsto dall’art. 1, comma 124, della Legge n. 145/2018, secondo cui gli enti locali possono utilizzare, con il consenso dei lavoratori interessati, personale assegnato da altri enti, cui si applica il contratto collettivo nazionale di lavoro del comparto funzioni locali, per periodi predeterminati e per una parte del tempo di lavoro d’obbligo, mediante convenzione e previo assenso dell’ente di appartenenza non è soggetto a Comunicazioni Obbligatorie

• Nel caso di contratto a completamento orario ovvero quando il docente firma un solo contratto dove si prevede che lavori in istituti comprensivi diversi la comunicazione obbligatoria deve essere inviata dall’Istituto dove viene svolto il maggior numero di ore (Prevalente), mentre l’istituto presso il quale il docente svolge le ore “a completamento d’orario” non è soggetto agli obblighi di comunicazione telematica. 
• Nel caso di stipula di due contratti in due istituti diversi entrambe le scuole comunicano l’assunzione per le ore che gli competono.

Per le caratteristiche dell'autonomia scolastica, il cambio di sede, definitivo o temporaneo, da parte del personale con contratto a tempo indeterminato non può essere gestito come una trasformazione del rapporto in essere. Quindi, poiché in realtà si verifica una variazione del datore di lavoro (il nuovo istituto presso cui presterà servizio) occorre gestirlo con il modello Vardatori, utilizzando come causale la cessione di contratto. In questa fattispecie vanno ricompresi sia i cd. trasferimenti definitivi, sia la c.d. assegnazione provvisoria (o "utilizzo"�) temporanea. In quest'ultimo caso la comunicazione va effettuata dell'Istituto che prende in carico il personale e non da quello che lo cede. In caso di ritorno alla sede di origine dopo l'assegnazione provvisoria va inviata un'altra comunicazione a cura dell'istituto dove il lavoratore torna a prestare servizio (Nota del Ministero del Lavoro n.6009 del 17 settembre 2008).

Il modulo “Vardatori” viene utilizzato per le seguenti tipologie di comunicazioni:

• modifica della ragione sociale dell'impresa (con il modello Unificato-Vardatori), in caso di semplice variazione della ragione/denominazione sociale dello stesso soggetto giuridico (ditta individuale, società, associazione o fondazione, ente pubblico o pubblica amministrazione).
• trasferimento d'azienda o di ramo di essa (con il modello Unificato-Vardatori), in caso di operazione che comporti il mutamento della titolarità dei rapporti di lavoro, che continuano con il cessionario.

  Le ipotesi sono:

• cessione di ramo d'azienda
• incorporazione della società
• cessione di contratto/trasferimento di contratto 
• usufrutto d'azienda
• affitto ramo d'azienda
• fusione

E' onere del Cessionario effettuare la comunicazione obbligatoria utilizzando il modello Vardatori - quadro Trasferimenti per la cessione di contratto o trasferimento di contratto tra le due aziende interessate da tali CO.

La proroga di un contratto d’affitto d’azienda o ramo di essa va comunicata inviando un nuovo modello Vardatori con la data inizio originaria e la nuova data fine. Se la data di cessazione dell’affitto coincide con la data di fine affitto precedentemente comunicata non deve essere inviata nessun’altra comunicazione

I soggetti obbligati devono comunicare la cessazione di un rapporto di lavoro, di tirocinio o di altra esperienza assimilata al lavoro attraverso il modello Unificato Lav/quadro cessazione, nel caso di (L. 264/1949, art. 21, comma 1, come modificato dal Dlgs 181/2000, art. 6, comma 1; Circolare ministeriale 21 dicembre 2007, n. 8371):

• rapporto di lavoro a tempo indeterminato che si risolve per qualsiasi causa
• rapporto di lavoro a termine, tirocinio o altra esperienza assimilata, di durata o comunque con scadenza temporale, che si interrompa in data antecedente alla data di fine comunicata al momento della sua instaurazione, proroga o trasformazione

Qualora il termine non sia determinato ma determinabile, come nell'ipotesi di contratto a termine per ragioni sostitutive, va sempre indicata la data presunta.

Con la Nota prot. 2788 del 27 maggio 2015, il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali ha reso operativa la comunicazione obbligatoria in caso di intervenuta conciliazione dopo un licenziamento comminato ad un lavoratore assunto con contratto a tempo indeterminato a Tutele Crescenti.

Tale comunicazione, prevista dall’articolo 6 del Decreto Legislativo 4 marzo 2015, n. 23, è obbligatoria dal 1° giugno 2015 (data di attivazione del sistema informatico) e deve essere effettuata in caso di attivazione della procedura conciliativa facoltativa per la risoluzione stragiudiziale delle controversie sui licenziamenti illegittimi.

Tale procedura consente al datore di lavoro di offrire una somma predeterminata in modo certo al lavoratore in cambio della rinuncia all'impugnazione del licenziamento.

La norma si applica nei seguenti casi:

• lavoratori assunti a tempo indeterminato dal 7 marzo 2015
• lavoratori trasformati da un rapporto di lavoro a termine in rapporto a tempo indeterminato dal 7 marzo 2015
• lavoratori qualificati da un rapporto di apprendistato dal 7 marzo 2015
• lavoratori presenti in aziende che dal 7 marzo 2015 hanno superato la soglia dei 15 dipendenti

Tutti i datori di lavoro devono comunicare le informazioni relative al procedimento di conciliazione attraverso un'applicazione denominata “UNILAV_Conciliazione” disponibile nella sezione “ADEMPIMENTI” del portale cliclavoro.

Per effettuare tale comunicazione, i datori di lavoro devono registrarsi al portale cliclavoro e accedere all’applicazione, inserendo il codice di comunicazione rilasciato al momento della comunicazione di cessazione.

Questo dato serve a collegare l’offerta di conciliazione al rapporto di lavoro cessato.

Il sistema proporrà i dati già presenti, comunicati con il modello “UNILAV_Cess”, relativi al lavoratore, al  datore di lavoro e al rapporto di lavoro e dovranno essere compilati i seguenti campi:

• data di proposta dell’offerta di conciliazione
• esito (SI/NO) di tale offerta

In aggiunta, in caso di esito positivo:

• sede presso la quale il procedimento di offerta viene effettuato (tra quelle previste dalla normativa)
• importo offerto
• esito del procedimento (SI/NO), ovvero se il lavoratore ha accettato o meno l’importo offerto

Al termine della procedura, il sistema dà la possibilità di visualizzare e stampare un riepilogo della comunicazione effettuata.

La comunicazione integrativa relativa all'offerta di conciliazione deve essere effettuata entro 65 giorni dalla cessazione del rapporto di lavoro.

L’omessa comunicazione prevede una sanzione amministrativa da 100 a 500 euro, per ogni lavoratore interessato.

Il termine di comunicazione nel settore privato per la proroga, la trasformazione e la cessazione del rapporto di lavoro è di cinque giorni dal verificarsi dell'evento.

Se il quinto giorno è festivo, il termine slitta al primo giorno successivo non festivo (Nota MLPS del 14 febbraio 2017, n. 4746).

Le Agenzie di somministrazione sono tenute a comunicare, entro il ventesimo giorno del mese successivo alla data di assunzione, la proroga dei lavoratori temporanei assunti nel mese precedente (Legge 296/2006 - Finanziaria 2007, art. 1, comma 1180, che modifica DL 510/1996, art. 9 bis, convertito in L. 608/1996), utilizzando la procedura informatica, con il Modello Unificato Somm.

Restano valide le disposizioni previste da normative speciali quali quelle del collocamento mirato: nel caso di cessazione di rapporto di lavoro con disabili obbligatoriamente assunti, il datore di lavoro deve darne comunicazione ai servizi competente entro dieci giorni (Legge 12 marzo 1999, n. 68).

In caso di licenziamento per giustificato motivo oggettivo o licenziamento disciplinare al termine della procedura di conciliazione (prevista dalla L. 604/1966, art. 7), i cinque giorni entro cui va comunicata la cessazione del rapporto di lavoro partono dalla data di effettiva risoluzione del rapporto e non dal giorno della comunicazione di inizio del procedimento di licenziamento (Nota Ministero del Lavoro 12 ottobre 2012, n. 18273).

In caso di risoluzione consensuale o di dimissioni (Legge 92/2012, art. 4, commi da 16 a 22), i cinque giorni decorrono dal giorno in cui le parti intendono far decorrere giuridicamente la risoluzione del rapporto. In caso di revoca delle dimissioni, nel termine dei sette giorni previsti dalla norma, se il datore di lavoro ha già effettuato la comunicazione al Centro per l’impiego, deve effettuarne un’altra di revoca: a tal proposito, verranno fornite le indicazioni operative da parte della Direzione Generale per le politiche dei servizi per il lavoro (Nota Ministero del Lavoro 12 ottobre 2012, n. 18273).

Le pubbliche amministrazioni sono tenute alla comunicazione telematica ai Servizi competenti nel cui ambito si verifica la trasformazione, proroga e cessazione entro il ventesimo giorno del mese successivo a quello dell'evento stesso (Decreto legge 1 ottobre 1996, conv. Legge 28 novembre 1996, n. 608, modificato dal Collegato lavoro 2010, art. 5, comma 1).

É possibile rettificare tutti i campi comunicati in precedenza entro cinque giorni dall'invio della comunicazione di proroga, trasformazione o cessazione. Trascorsi i cinque giorni la comunicazione non potrà più essere rettificata (CO - Modelli e regole novembre 2011). 

A partire dal 16 giugno 2012 sarà possibile rettificare i dati essenziali entro 5 giorni. Tutti i dati non essenziali potranno essere rettificati in qualunque momento.

I dati essenziali sono indicati nella Nota del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali 21 maggio 2012.

È consentita la rettifica d'ufficio, tramite richiesta al Centro per l'impiego, esclusivamente nei seguenti casi (Nota operativa del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali 19 novembre 2012):

• rettifica a seguito di verbale di ispezione
• rettifica per variazione di agevolazione
• rettifica per variazione dati del permesso di soggiorno

Le comunicazioni sono valide ai fini dell'assolvimento degli obblighi di comunicazione nei confronti di:

• Direzione regionale e provinciale del lavoro
• Inps
• Inail
• altre forme previdenziali sostitutive o esclusive
• Prefettura in caso di assunzione e cessazione dei rapporti di lavoro con lavoratori extracomunitari, ai sensi del TU n. 286/1998, art. 22, comma 7, come modificato dalla L. 189/2002 e dal Dpr 39/1999

Il Decreto Legislativo 10 settembre 2003, n. 276, in base agli adempimenti modificati o introdotti dal Decreto Legislativo 181/2000 (come modificato dal Dlgs 297/2002 e dalla successiva Legge Finanziaria 2007), ha indicato il valore delle sanzioni relative ad assunzioni di lavoratori e cessazioni di rapporti di lavoro.

In caso di illeciti relativi all'obbligo di comunicazione di cessazione del rapporto di lavoro si applicano le seguenti sanzioni:

• illeciti commessi dopo il 23 ottobre 2003: sanzione amministrativa pecuniaria da 100 a 500 euro per ogni lavoratore interessato (Dlgs 276/2003, art. 19, comma 3)
• illeciti commessi prima del 23 ottobre 2003: sanzione amministrativa pecuniaria da 51 a 154 euro per ogni lavoratore interessato (L. 264/1949, art. 27, comma 3 applicata in misura ridotta anche qualora l'accertamento avvenga in data successiva)

• Per informazioni sulle procedure: Regione Toscana Numero Verde Servizi per l'Impresa 800904504
• Per problematiche del sistema informatico: 800688306
• Per ulteriori chiarimenti: https://www.urponline.lavoro.gov.it/s/crea-case?language=it